Notionを組織に導入するUXデザイン@Yasuhiro Yokota
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Notionを組織に導入するUXデザイン@Yasuhiro Yokota

Date
Dec 12, 2019
URL
担当
 
 
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この記事は2019 Notionアドベントカレンダーのための記事です。

はじめに

こんばんは、株式会社TERASSの横田です。デザイナーをしています。
TERASSは2019年4月創業、6名の不動産スタートアップです。1.5週間ほど前にNotionを導入し、すっかり完全に浸透したところです。みんな口々にNotionいいなあって言ってくれます。
実は弊社のメンバーはみな順応性も協調性も高いのでなんら苦労はしなかったのですが、過去にいた大きな組織では新しいツールの導入には非常に苦労しました。ということで、過去の経験をふまえて、どのように導入をすすめたのか書きたいと思います。
 
😅
と思ったのですが、時間がないので簡潔にソリューションを書きます!!

新ツール導入あるある

1人が提案して新しいツールを導入するときのあるあるとして、次のような状況がよくおきます。
  • 新しいツールが導入されたことをよく知らない(無関心)
  • ツールの使い方がよくわからない(操作方法というよりも作法として)
  • ツールのメリットを認識していない
これらをふまえて対策を考えてみました。

やったこと

1. 最初にとるべきアクションを明確にする

具体的には、Members Directory(Notionのテンプレート)を使用し、「まずやってみましょう」という項目を入力し、自己紹介ページを作ってもらうことにしました。
ポイントはテンプレをつくって予め全員分ページをつくってしまうことです。
  • UIデザインのテクニックでは、進捗を示すプログレスバーをはじめから途中まで進んでいるように表示することで、操作を続行する確率があがるといわれています。人は途中まで進んでいることを完了させたいというインセンティブをもちます。
  • 自分の名前がすでに入力されているので、自分ごととしてファースト・ミッションに取り組むことが出来ます。
  • また、どんどんメンバーのページが埋められていくので、どういうふうに書けばいいかわかります。
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2. 始めやすく:ルールを極めてゆるくはじめる

Notionは自由さゆえにどういう使い方をしたらいいか迷う人が多いと思います。
一部きちんと設計したもの以外はどんな粒度のメモ書きでもおいていってOKという運用にしました。なにより、私が一番自由に使っていました。
どのような構成がよいかは探り探りでしたが、1.5週間たったいま一気にページを統廃合してそれなりにまとまってきたところです。結果的に、組織っぽくいうと総務・事業部・職能別のような別れ方になりました。Notion初心者向けのページはなるべくトップに直接張っています。
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3. 既存ワークフローに強制的に取り込む

私はミーティングのたびに議事録を用意することが多かったので、議事録をNotionに乗り換えました。これは、トライしてみてだめだったらDocumentにもどる前提でした。
議事録がまとまっているページはGallery機能をつかってなかなかエモい感じにつくってあります。ここにあるのはそれぞれの会議体ごとのまとめページです。
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Todoまとめ

以上、ざっくりになりましたが、Notionを導入するときに意識した勘所を紹介してみました。
最後に、導入しようと思い立ったあなたのTodoをまとめておきます。
  • Welcome to Notionページをつくる
    • 導入する目的、実現したい世界観をエモーショナルに書く
    • まずはじめに読んでみましょうというページや、自分ごと化に適したアクションを用意する。
  • Members Directoryページをつくる(あらかじめ全員分ページ作ってしまいましょう)
  • 自分が率先してマニュアル化したり、便利機能をデモンストレーションする。
  • なるべくエモい感じにページをつくる
 
それでは、よいNotionライフを!