整理の考え方

整理の考え方


情報の整理の考え方


◇「整理」は、「交通整理」「感情の整理がつく」のように、混乱しているものをきちんとした状態にする意。また、無駄なもの、余分なものを除く意もある。「人員整理」「蔵書を整理する」など。

「整理」とは「いるものといらないものを分け、いらないものを捨てる」という意味があります。多くの方は、自分の管理できる分量をはるかに超えた書類を持っています。管理できる分量を超えていたら、いくらテクニックがあってもすべてに行き届かず、効果は望めません。ですからまず、要らないものを捨てる「整理」が先なのです。


◇「整頓」は乱れているものの位置を元にもどし、整えること。「教室の机を整頓する」「乱れた資料の順序を整頓する」

「整頓」とは、「必要なものをいつでも誰でも取り出せるよう、秩序だてて配置すること」を言います。ファイリングにおける「整頓」とは「戻す場所」と「そこにいつまで置いて良いか」の2つを決めることです。情報は古くなると価値が低下します。価値が下がった書類は捨てられ、より新しくて利用価値の高い情報がそこに入ります。その時を最も正確に予測できるのは書類の作成者です。この2つを決めることが、文書を作成する人の責任です。

https://www.shigotoba.net/learn/recipes/details/14.html
情報の整え方(可視化 → 整理 → 自動化 → 整頓)

【可視化】
■ すべてを把握できる親ページをつくる
■ タスクはできるだけ小口化する
■ 「削除」ではなく「非公開」にする
■ 場合分けするときに「その他」をつくらない
■ 「そもそもやらなくていいこと」を決める(排除)

【整理】
■ 色や形式、タイトルは揃える
■ ページ名は名詞、タスクは動詞で揃える
■ 同時に進められる業務はまとめる(統合)
■ 迷ったらカスタマイズ性が高い方を選ぶ

【自動化】
■ 2回以上やることはテンプレ化する

【整頓】
■ 定期的に見直す時間をつくる
 
事前質問と回答
ジャンル
質問
回答
考え方
ページ毎の役割をきちんと明確化しておく(役割が違うのであれば別ページに作成するべき)
考え方
全体像から考える。仕事のヌケ漏れをなくしたいので、Notionで一元化させるためにはどうすればいいだろうか?と。
チーム
詳細は第3回
活用事例
やりたいことを言語化できればほとんどできるところ
データベース
詳細は第2回
データベース
Twitter EmbedではGallery機能は使えない……
ツール連携
Google Calendar : (他者が関わる)予定 / 今日やるタスク管理 : Things3 / 包括 : Notion
ツール連携
「Updates」から可能だが、編集するとすべてSlackに流れてくるので要注意 / データは入れすぎると重くなるがそれほど気にならない
ツール連携
Notionを個人用で使っているので、共有データはすべてGoogle Drive(そのリンクをNotionに)、Slackは社内のコミュニケーション、Notionはリンク、タスクすべて