情報の整理の考え方


◇「整理」は、「交通整理」「感情の整理がつく」のように、混乱しているものをきちんとした状態にする意。また、無駄なもの、余分なものを除く意もある。「人員整理」「蔵書を整理する」など。

「整理」とは「いるものといらないものを分け、いらないものを捨てる」という意味があります。多くの方は、自分の管理できる分量をはるかに超えた書類を持っています。管理できる分量を超えていたら、いくらテクニックがあってもすべてに行き届かず、効果は望めません。ですからまず、要らないものを捨てる「整理」が先なのです。

◇「整頓」は乱れているものの位置を元にもどし、整えること。「教室の机を整頓する」「乱れた資料の順序を整頓する」

「整頓」とは、「必要なものをいつでも誰でも取り出せるよう、秩序だてて配置すること」を言います。ファイリングにおける「整頓」とは「戻す場所」と「そこにいつまで置いて良いか」の2つを決めることです。情報は古くなると価値が低下します。価値が下がった書類は捨てられ、より新しくて利用価値の高い情報がそこに入ります。その時を最も正確に予測できるのは書類の作成者です。この2つを決めることが、文書を作成する人の責任です。

<https://www.shigotoba.net/learn/recipes/details/14.html>
情報の整え方(可視化 → 整理 → 自動化 → 整頓)

【可視化】
■ すべてを把握できる親ページをつくる
■ タスクはできるだけ小口化する
■ 「削除」ではなく「非公開」にする
■ 場合分けするときに「その他」をつくらない
■ 「そもそもやらなくていいこと」を決める(排除)

【整理】
■ 色や形式、タイトルは揃える
■ ページ名は名詞、タスクは動詞で揃える
■ 同時に進められる業務はまとめる(統合)
■ 迷ったらカスタマイズ性が高い方を選ぶ

【自動化】
■ 2回以上やることはテンプレ化する

【整頓】
■ 定期的に見直す時間をつくる

情報を見やすく整理したいときによく考えている10の視点|平野太一|note

生産性の高い組織を実現するための小口化の原則

タスクばらしをすることで、大きな仕事を小さな仕事の集まりに分解する。そして、小さくなった仕事を終わらせていくことで、仕事は進むように、進んでいることが見えるようになる。

18時で全員退社、それでも160%の業績を上げ続けるECサイト「北欧、暮らしの道具店」のクラシコムにみる働き方

最初に考えることは「排除(Eliminate)=そもそもやらなくてもいいのでは?」。次に、「統合(Combine)=この業務とあの業務を一緒にやればいいのでは?」。その次に、「順序の変更(Rearrange)」を行い、それでもこれまでの方法で解決できないときだけ、業務の合理化や効率化を図る「単純化(Simplify)」をするという流れです。

事前質問と回答